PŘÍPADOVÁ STUDIE
Dashboard provizí pro soukromou kliniku
Ruční výpočet provize
Problém
Lékař dostává procenta za to, že pacienta doporučil na další placené služby. Devět kategorií, sazby od 5 do 10 %.
Vedoucí kliniky to každý měsíc počítal ručně v Excelu. Zabralo to celý pracovní den — a byla to práce, kterou rád nedělál. Krátce před naším začátkem ji předal asistentce, i když měla na práci potřebnější věci.
Konkrétně to znamenalo:
Klient
Bogdan Clinic
Soukromá ambulantní klinika s dvaceti lékaři. Měsíčně přes 1800 návštěv.
Den práce každý měsíc
Chyby, které nebylo jak odhalit
Žádný přehled v reálném čase
Vedení nevidělo aktuální stav financí a výkonu týmu bez ručního skládání dat.
Data mizela z CRM
Akční balíčky a služby, které klinika po skončení akce smazala, zmizely i z historie. V účtence zůstala částka, ale informace, do jaké kategorie služba patřila, byla pryč.
Výsledkem byl čas vedení utopený v kontrole čísel a nizka transparentnost.
Řešení
01
Napojení na CRM a vlastní databáze
Klinika používá CRM, jehož API dovolí synchronizace na pozadí, s vlastní pamětí a kontrolou chyb. Cokoli klinika v CRM smaže, zůstává v databázi zachované pro budoucí přepočty.
02
Automatický výpočet provizí
Výpočet se automaticky spouští podle nastaveného harmonogramu, a to prvního dne následujícího měsíce.
Logiku odměn jsme rozebrali do dvanácti pravidel v pevném pořadí. Kontrolní měsíc automatizace dopočítala na stejnou částku jako vedoucí ručně. Do haléře.
03
Přehledné rozhraní
Klíčové ukazatele na první pohled, žebříček výkonu týmu. Data se aktualizují průběžně.
04
Správa výpočtů přímo z dashboardu, kterou zvládne i netechnický uživatel.
Sazby, zařazení kategorií, výjimky i vazby na lékaře se mění v administraci, ne v kódu. Sazby jsou navíc verzované podle data: změna procenta v srpnu nepřepočítá červen. Nová služba zařazená ve CRM do správné kategorie se začne počítat sama — bez programátora.
05
Report e-mailem
Po uzavření měsíce odchází stejná tabulka, jakou vedoucí dřív skládal ručně — automaticky, ve formátu, na který je zvyklý.
Dashboard obsahuje všechny potřebné informace, ale pokud chce mít majitel podrobnější přehled, může si je otevřít ve formátu tabulky Excel.
Výsledky
Den práce měsíčně zpátky v týmu.
Výpočet běží sám, vedoucí ho jen kontroluje.
Čísla, kterým se dá věřit.
Engine reprodukuje ruční výpočet do haléře — a všechno, co spočítat nelze, ukáže na samostatné obrazovce místo tichého vynechání.
Nalezené mezery.
Při dopočtu historie systém našel doporučení propuštěné lékařky, která se tři měsíce nezapočítávala, a smazané akční balíčky za [[~3 000 ₴]], které vedoucí ve svém přehledu nikdy neviděl.
Souvislost, kterou Excel neukázal.
Za sedm měsíců vzrostl počet doporučení z 294 na 734 — dva a půl násobek. Celková vyplacená provize přitom zůstala prakticky stejná. Vedení tak poprvé vidí, kde se to rozchází, a může na to reagovat.
„Výpočet provizí byl úkol, který se mi každý měsíc vracel — několik dní v Excelu, ruční párování účtenek s návštěvami. Odkládal jsem to, jak dlouho to šlo. Teď se to počítá samo a report přijde hotový. Při první kontrole se navíc ukázalo pár položek, které v ručním výpočtu chyběly."
